KSeF 2026 – e‑Faktury i nowe zasady fakturowania domen w HRD

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do obsługi faktur VAT w postaci ustrukturyzowanej. W praktyce oznacza to ujednolicony model wystawiania, odbierania i przechowywania faktur B2B w formacie XML (zgodnym ze strukturą e‑Faktury).

• wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych do KSeF,
• odbiór faktur od kontrahentów w jednym, państwowym repozytorium,
• nadanie fakturze unikalnego numeru KSeF po przyjęciu dokumentu,
• centralne przechowywanie dokumentów oraz ułatwienie kontroli obiegu faktur.

Po wdrożeniu obowiązku KSeF kluczowe znaczenie rozliczeniowe ma faktura zarejestrowana w KSeF (z numerem KSeF). Dokumenty w formie PDF mogą być dostępne jako wizualizacja (czytelny podgląd), jednak nie zastępują wersji ustrukturyzowanej.

Kogo dotyczy KSeF?

Obowiązek KSeF obejmie:

• Partnerów i resellerów rozliczających się fakturami VAT (B2B),
• firmy nabywające usługi związane z domenami oraz inne usługi B2B HRD,
• podmioty, które wymagają uporządkowanego obiegu faktur i automatyzacji księgowania.

Kluczowe daty:

• 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa
• 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT
• 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze podmioty

Dla większości partnerów HRD kluczowa jest data 1 kwietnia 2026 r. – od tego momentu faktury w obiegu B2B będą obsługiwane w modelu KSeF.

Co zmienia KSeF w fakturowaniu domen?

• faktura staje się „obiegowa” w KSeF – po przyjęciu otrzymuje numer KSeF,
• kluczowe znaczenie ma spójność danych nabywcy/sprzedawcy (w tym NIP) i danych pozycji,
• zmienia się sposób udostępniania dokumentów w B2B (dostęp do faktur poprzez KSeF / uprawnienia),
• przyspiesza automatyzacja: integracje systemów billingowych i księgowych są istotne dla ciągłości rozliczeń,
• brak prawidłowego ujęcia dokumentu w KSeF zwiększa ryzyka rozliczeniowe i operacyjne.

Dla rynku domen oznacza to konieczność automatyzacji oraz uporządkowania obiegu dokumentów — szczególnie przy dużej liczbie cyklicznych odnowień i transakcji B2B.

Panel zakupowy HRD a KSeF

Jednocześnie informujemy, że Panel Zakupowy HRD pozostaje do Państwa dyspozycji i nadal będzie centralnym miejscem obsługi zakupów i rozliczeń.

W Panelu zakupowym:

• udostępnimy wizualizacje faktur ustrukturyzowanych przekazywanych do KSeF,
• wizualizacje będą zawierały tożsame dane jak dokument ustrukturyzowany (czytelny podgląd dla użytkownika),
• zapewnimy dostęp do historii dokumentów oraz możliwość pobrania wizualizacji na potrzeby operacyjne,
• utrzymamy przejrzystość rozliczeń dla usług domenowych i pozostałych usług B2B w HRD.

Uwaga: Wizualizacja faktury ma charakter informacyjny. Dokumentem źródłowym w modelu KSeF pozostaje faktura ustrukturyzowana zarejestrowana w KSeF.

Załączniki do faktur a KSeF

KSeF nie obsługuje klasycznych załączników do faktur w sposób znany z PDF. Jeżeli w danym procesie rozliczeniowym potrzebne są dokumenty uzupełniające, mogą być one udostępniane poza samą fakturą ustrukturyzowaną. Faktury wystawiane przez HRD.pl nie zawierają załączników, natomiast dla Partnerów korzystających z Panelu Sprzedażowego (gdzie wystawiane są faktury VAT dla Klienta końcowego) to ważna informacja — dokumenty powiązane z rozliczeniem w Panelu Sprzedażowym pozostaną dostępne.

Bezpieczeństwo i ciągłość rozliczeń

Dzięki wdrożeniu KSeF:

• zachowana jest ciągłość automatycznych odnowień domen,
• eliminowane jest ryzyko nieprawidłowych faktur,
• dokumenty są bezpiecznie archiwizowane,
• procesy są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Dowiedz się więcej

Przygotowaliśmy szczegółowy artykuł, w którym wyjaśniamy:

• jak wygląda obieg faktury ustrukturyzowanej w KSeF i co oznacza numer KSeF,
• jakie elementy danych na fakturze są kluczowe przy automatyzacji rozliczeń B2B,
• jak HRD obsłuży fakturowanie domen i usług B2B po wejściu KSeF,
• jak przygotować procesy po stronie firmy (uprawnienia, obieg dokumentów, księgowość).

👉 Przeczytaj artykuł: KSeF 2026 a rynek domen – obowiązkowe e-fakturowanie